【チェックリスト付】オフィス(事務所)移転の流れ・スケジュール|時期ごとにやること・費用相場も解説

新しいオフィス(事務所)への移転を計画している企業様の中で、移転そのものが初めての場合や、新規で担当者になったばかりの方は、どのような流れで行うのか、また必要になる作業は何か、よく分からないというケースも多いと思います。
新しいオフィス(事務所)に移転するにあたり、必要になる業務内容や全体的な流れを紹介していきます。

はじめに

一般的に、オフィス移転にかかる一連の期間は、6ヶ月程度といわれます。会社の規模によって異なりますので、自分の会社の規模に合わせ、どれくらいの人員と期間が必要なのかをあらかじめ想定しておくことも大切です。

初めてのオフィス移転、不安に思う気持ちもあると思います。しかし、一つひとつを確実にこなしていくことで、滞りのない移転を実現することができるはず。まずは、できることから始めてみましょう。

オフィス(事務所)移転にかかる費用

オフィスの移転には、ある程度まとまった予算が必要です。会社の規模が大きくなればなるほど、オフィス移転の費用は膨大になります。さらに、オフィスの移転では個人宅の引越しとは異なり、「費用はこのくらい」という相場があまり意味を持ちません。もちろん、従業員数や面積によって目安にはなります。しかし、運営している業態や原状回復費用の有無、新オフィスにどのような内装を施すのかなど、企業によってその費用には大きな差があります。したがって、オフィスの移転費用を計算するには、「どうような新オフィスにするのか」や「移転の目的」を明確にしたうえで、各項目に分けて費用を計算する必要があります。

新オフィスにかかる費用

新オフィスにかかる費用内訳を以下テーブルにまとめました。

項目費用相場
敷金小規模オフィス(50坪まで):賃料4〜6ヶ月分
大規模オフィス(50坪以上):賃料6〜12ヶ月分
礼金賃料1〜2ヶ月分
仲介手数料賃料1ヶ月分
保証会社加入料賃料1ヶ月分
火災保険料2万円/2年間〜
前賃料入居月と翌月分
内装工事費25万円〜40万円/坪
設備・通信工事費5万円〜15万円/坪
備品・家具購入費5万円〜30万円/従業員1名
届出書類の作成費用10万円〜25万円
広告・告知の費用1万円〜2万円/従業員1名

旧オフィスにかかる費用

オフィス移転をする場合は、古いオフィスの原状回復工事が必須です。この費用が原状回復費用といわれ、一般的には坪単価3万円程度が相場になります。もっとも、この相場は東京23区で20坪以上50坪以下の小型ビルでの相場です。より大型のビルやタワービルだと4~5万円くらいかかることもあります。原状回復工事費は、それまでの利用状況によって大きく料金が変わってきます。さらに、立地環境やビルのグレードによっても料金が変わるので注意が必要です。上記で紹介している費用も、あくまで目安と捉えておきましょう。

※原状回復工事のほとんどはビルが指定する業者の場合が多いです。
  まずはビルの指定業者から見積りを取ってみましょう。

引越しにかかる費用

オフィスの引越しには、大きく分けて2つの費用がかかります。それは「引越し費用」と「不用品の処分費用(産業廃棄物)」 です。
 まず、引越し費用は書類、パソコンなどの事業運営に必要なものを運ぶ費用です。社員1人当たり3万円ほどかかるのが相場といわれています。つまり、従業員が10人いれば約30万円、100人いれば約300万円です。これに加えて、「不用品処分費用(産業廃棄物処理費用)」がかかります。

オフィス(事務所)移転でやることチェックリスト

会社の引越しは多くの手続きが必要です。手続きを忘れるなどあってはならないため、やるべきことを書き出して見やすくリストにしておきましょう。

移転の7~8ヶ月前

規模の大小にもよりますが、一般的にオフィス(事務所)移転には、約8か月程度の準備期間が必要です。
会社移転の8か月前までを目安に対応すべきことを解説します。

移転の7~8ヶ月前にやること
移転の目的・方針の設定
現オフィスの解約について確認
移転スケジュールの策定
移転先の物件探し

移転の5~6ヶ月前

移転の5~6ヶ月前にやること
移転先の物件契約
業者の選定
レイアウトの検討
オフィス家具やインフラの手配

移転の3~4ヶ月前

移転の3~4ヶ月前にやること
各業者との契約・打ち合わせ
レイアウトの決定

移転の1~2ヶ月前

移転の1~2ヶ月前にやること
取引先への挨拶の準備
書類・備品などの住所変更
社内周知・移転(引越し)準備
施主検査

移転当月

移転当月にやること
移転(引越し)当日の作業確認
原状回復工事の確認
口座・クレジットカード情報の変更
各機関への届け出

移転当日

移転当日にやること
移転(引越し)の作業確認・立ち合い
鍵の受け渡しの確認
電話・FAX・OA機器の移設手配
各機関への届け出
原状回復工事の開始

移転後

移転後にやること
原状回復工事の完了・引き渡し
敷金・保証金の返還

オフィス(事務所)移転のスケジュール

移転希望日をもとに、必要な作業・スケジュールの整理を行い大まかなスケジュールを作成します。
オフィス移転には、様々な工事や作業がつきもののため、はじめから詳細なスケジュールを組むのはなかなか難しいのです。

大まかな移転スケジュールを作成することで、現オフィスの解約予告を出すタイミングを計ります。
解約予告を出すタイミングで、現オフィス(事務所)の退去期限が決定しますので、
前後の業務スケジュールも考えて計画する必要があります。

オフィス(事務所)移転の流れ

【オフィス移転の流れ】

  • 現在のオフィス(事務所)の解約手続き
  • 現在のオフィス(事務所)の原状回復工事
  • 物件探し
  • 業者選定
  • 業者との打ち合わせ
  • 引越し作業
  • 届出

オフィス(事務所)移転の計画立案のポイントは、「オフィス移転の目的を明確にすること」「移転完了までの全体スケジュールを決めること」です。

現在のオフィス(事務所)の解約手続き

オフィス(事務所)を退去する場合の解約通知は、オーナーやビル管理会社へ6ヶ月前までの提出を定めている場合が多いようです。
解約通知の提出期限は新オフィスの契約や全体スケジュールに大きく関わってくるため、事前に確認しておきましょう。
同時に預託金※の返還時期や、その他特約条項の有無も一緒に確認してください。

※預託金:オフィス(事務所)の借主が貸主に対して、賃料等の債務に対する担保として、あらかじめ預託する金銭のこと。ビルによって、保証金、敷金いずれの形で預託するかが異なるため、借主が預ける保証金や敷金などを総称して預託金と呼んでいます。これはオフィス(事務所)退去時に返還される金銭です。

現在のオフィス(事務所)の原状回復工事

賃貸オフィス(事務所)の場合、原則として退去時には内装を入居時の状態に戻さなくてはなりません。物件によっては、原状回復工事について貸主の指定業者に依頼しなくてはならない場合もあります。事前に「原状回復はどこまで行う必要があるのか」「業者の選択は可能か」を、貸主や管理会社に確認し、早めに見積もりを取っておきましょう。

新しいオフィス(事務所)への引越し

【オフィス(事務所)引越しの流れ】

  • 物件探し
  • 業者選定
  • 業者との打ち合わせ
  • 引越し作業
  • 届出

物件探し

新オフィスのロケーションや物件を選定していきます。

リモートワークの浸透などにより、オフィス(事務所)物件に求める条件にも変化が生まれていますので、先に定めた移転方針をふまえて検討しましょう。

チェックすべき項目は以下です。

  • 立地や場所:
    今後の事業戦略や、業務・通勤における利便性、周辺活況などを確認し、候補エリアを絞っていきます。
  • オフィス(事務所)市況・相場の把握:
    移転目的や、予算・環境などの希望条件を満たしたエリアを選ぶため、市況は事前に把握しておきたいところ。相場を知ることで、適正な交渉が可能になります。
  • 家賃などのコスト(賃料・共益費・敷金・保証金・更新料・礼金など):
    移転後に伴い確実に発生する費用と、賃料や共益費などの定期的に掛かる金額を把握し、会社の負担にならない予算組みを熟考しましょう。
  • 最寄駅からの所要時間:
    オフィス(事務所)の立地は社員の通勤時間や営業活動などに大きく影響を及ぼすため、無理のかからない範囲で選びたいところです。
  • 社員の通勤時間・費用の増減:
    会社の所在地が変更になると、社員の交通費も変わります。通勤路線が変更になると電車の混雑状況なども変わってくるため、念のため各路線の運賃や状況などを確認しておくと安心です。
  • 周辺にある施設情報:
    近隣に銀行・郵便局・役所が近くにあるオフィス(事務所)だと、総務や経理関係部署の業務効率が上がります。また、社員食堂がないオフィス(事務所)の場合は、飲食店や商業施設の有無もあわせて確認することをお勧めします。

上記を踏まえて候補物件を絞り込んだら、不動産業者との交渉を行います。

はじめの数ヶ月の賃料をフリーレントとしてサービスしてくれる物件も稀にあります。現在の事務所・オフィスの原状回復期間中の1ヶ月程度をフリーレントにできれば賃料を二重に支払う期間を無くせるため、交渉してみても良いでしょう。
また、物件契約前には、必ず工事区分(※)と消防設備工事の有無を確認しましょう。

※工事区分:オフィス工事には、ビルオーナーの費用負担でオーナー指定業者が工事を行う「A工事」、テナントの費用負担でオーナー指定業者が工事を行う「B工事」、テナントの費用負担でテナントが指定した業者が施工する「C工事」の、3つの区分があります。

室内スペースは、テナント側で自由に工事を行えると思いがちですが、工事区分はビルによって異なるため、希望する工事が可能か、事前に確認する必要があります。

テレワークやサテライトオフィスの導入が進み、これまでとはオフィス(事務所)に求められる条件が変わりつつあります。これまでとは異なる基準でオフィス(事務所)を選定する必要があります。

内装やレイアウト決め

課題解決や新しい働き方が可能になるよう、以下の両面から検討します。

  • デザイン的な視点:
    コーポレートイメージをどのように表現するかやブランディングなど
  • 機能的な視点:
    社員が新しい働き方をより効率的に享受可能な環境か、働きやすく業務効率を挙げられるかなど

オフィスデザイン・レイアウトは見た目や機能性のみならず、企業ブランディングや社員満足度・離職率にも影響を及ぼすため、内装を担う設計会社の選定がとても重要です。

レイアウトだけを例に挙げても、社員の外出が多い会社であれば、フリーアドレスでデスク部分の省スペースを図る代わりに社員が交流できるコミュニティスペースを設える、人材採用重視であれば、エントランスなど人目につきやすい場所の広く整えブランディングを厚くするなど、企業の方針ごとにさまざまなプランが考えられます。

現在の課題や新たな働き方に合ったデザイン・レイアウトを決めるためには、最初に洗い出した「現状の事務所・オフィスの問題点」、「移転後の課題・目的」を、専門家へ具体的に伝えることが大切です。

新型コロナウイルスの影響もあり、在宅勤務とオフィス勤務を併用する会社も増えてきました。働き方が変化する中で、オフィス(事務所)のレイアウトも従来とは異なる形で考える必要があります。

引越し業者の選定

オフィス(事務所)移転業者は数多く存在するため、どの業者を選べばいいのか悩む方も多いでしょう。ここでは、オフィス(事務所)移転業者を選ぶ際のポイントを紹介します。

  • オフィス(事務所)移転の実績
    実績豊富な業者であればオフィス移転のノウハウがあるため、安心して任せられます。オフィス移転業者の多くは、自社のホームページで実績や事例を紹介しているのでチェックしてみましょう。オフィスの内装やデザイン、レイアウトなども依頼したい場合は、それぞれの会社の施工事例を確認することがおすすめです。写真や顧客の声などを参考にするとイメージがわきやすくなります。
  • サービスの範囲
    サービスの範囲はオフィス移転業者によって異なります。引越し専門の業者であれば、引越し作業のほか、原状回復、内装工事、電気・電信工事、レイアウト、書類申請なども行っていることが一般的です。また、オフィス移転コンサルへ依頼する場合は、オフィス移転をトータルで任せることが多いでしょう。それぞれの会社に得意分野があるため、事前に確認しておくことをおすすめします。
  • アフターフォロー
    移転後のレイアウト変更、地震対策、備品の交換など、移転後のアフターフォローが充実している会社もあります。たとえば、移転後にオフィス家具を追加したり、レイアウトを変更したりしたい場合に活用できます。実際に移転先で業務を開始したあとに改めて気付くこともあるため、アフターフォローのサービスが充実している会社もおすすめです。
  • 価格
    オフィス移転には多額の費用がかかります。そのため、できるだけコストを抑えた移転を考えている企業も多いでしょう。実際に複数の引越し業者から見積もりを取って、予算の範囲内で依頼できるところを選ぶことも大切です。ただし、価格は依頼するサービスの範囲にもよります。価格を安く抑えても、自社で行う作業が増えてしまうと、従業員の負担が大きくなるため注意が必要です。

オフィス移転サービスを行っている業者の主な種類には、「引越しサービス」と「オフィス移転コンサル」があります。引越し作業をどこまでお任せするかによって依頼する業者が変わってくるため、それぞれの特長やサービス内容を把握しておくことが大切です。

業者との打ち合わせ

オフィス移転にかかる引越し費用の見積り算出には、できるだけ正確な情報をお伝えいただくことが大切です。ここでは、どのような情報が必要なのか挙げていきます。

  • 引越し先までの距離
    引越し先までの距離は、料金に影響するため、できるだけ正確に測ることが大切です。直線距離ではなく、現オフィスから移転先まで引越し用のトラックが移動する距離を算出します。トラックの移動距離は、Google Map(グーグルマップ)を利用すれば、簡単に検索可能です。引越しには人件費やガソリン代などの運送費用が加算されるため、料金は距離が長いほど高くなります。渋滞が多いエリアでは、渋滞時間も考慮して料金が決められているのが一般的です。
  • 駐車スペースの状況
    トラックの容量は、荷物の量や大きさだけでなく、現オフィスと移転先オフィスの駐車スペースの状況を考慮して、駐車可能なトラックを選ぶ必要があります。そのため、それぞれの駐車スペースの状況を把握しておかなければなりません。できるだけ最大の車両を選択した方が、効率よく引越し作業ができます。そのため、引越し当日にどのくらいの大きさのトラックを何台駐車できるのか、事前に確認しておきましょう。
  • 建物の条件
    引越しに必要な人員は、建物の条件によっても変わってきます。オフィスが上階にある場合や、エレベーターがないビルの場合は、人員が多く必要になるため、オフィスがある階までの階数やエレベーターの有無を伝えることが必要です。また、トラックを駐車する場所からエレベーターや階段までの距離、オフィスがあるフロアのエレベーターや階段から、オフィスの入り口までの距離も伝える必要があります。そのほか、エレベーターの大きさやドアの大きさなど、運搬に必要な情報を把握しておきましょう。
  • 家具やダンボールの箱数
    現オフィスから移転先オフィスへ運ぶデスクやカウンター、ロッカーなどのオフィス家具の数量も正確に把握しておくことが大切です。家具の種類や大きさごとに数量を数えておきましょう。そのほかに、書類やオフィス用品などを入れる段ボール箱がいくつになるのか、大きさと数量を伝えます。ただし、機密書類は引越し業者に依頼せずに、自分たちで運ぶのが基本です。そのため、段ボール箱の数量には含めずに、別途管理する必要があります。

オフィスの移転コストのなかでも大きな割合を占める引越し業者への発注費用。コスト削減は重要ですが、見積もりを取る際はその金額だけに注目するのではなく、作業範囲や業者のサポート体制まで細かく確認することが重要です。

引越し作業

移転当日は、専門業者をはじめ、さまざまな人がオフィスを出入りします。従業員一人ひとり、自分の貴重品は自分でしっかり管理するようにしましょう。 貴重品はもちろん、本来の業務ですぐに必要になりそうな荷物や書類は、どこにあるか把握しておき、すぐに出せるようにしておきます。

  • 全体スケジュールの確認
    移転までのスケジュールは余りタイトにせずに、多少変更やトラブルがあっても対応できるように余裕を持ったスケジュールで作成しておくことをお勧めします。
  • 移転物品・残留物品・廃棄物リスト作成
    新居に移す物品と残しておくもの、廃棄物として処理するものを予めリスト化しておきましょう。
  • 引越マニュアルの作成
    移転準備から当日までのスケジュールや、取引先のお客様への告知タイミグ等を全てまとめたものを作成しておきましょう。
  • 廃棄物の処理方法(溶解処理、PCデータ消去、マニフェストの発行)
    移転時の廃棄物について、業者に処理を委託することになりますが、その後どのように処理をしているのか。特に機密書類やPCのデータの処理方法などはトラブルにならぬよう、事前に確認しておきましょう。
  • 当日の作業割り当て確認
    移転当日は移転前の事務所でも移転先の事務所でも人員が必要になります。移転前の事務所では、持っていく物と廃棄する物はどれか(事前に仕分けられなかった物がどうしても出てくるので)、荷物の搬出もれがないか等、引越スタッフに指示をする必要があります。また、移転先の事務所では、デスクや収納庫の細かい配置、荷物の置き場などを引越会社に指示を出さなければなりません。よって、移転前と移転先のそれぞれの事務所に適材適所な責任者を配置し、スタッフの役割分担を決めておきましょう。
  • 鍵の受け渡しの確認
    新居の鍵は契約後受け取ることが出来ます。
    問題は、現オフィスの鍵です。退去日には返却が必要になる為、全社員に渡してある鍵も含め、事前に集めておく必要がありますので余裕を持って対応しましょう。

届出

オフィス移転では、公的機関に提出しなければならない書類もたくさんあります。ここでは、届け出先ごとにわけて必要な提出書類を紹介します。

届出の種類届け先期日・期間
本店移転、もしくは支店移転登記申請書法務局移転日より2週間以内。支店の場合は3週間以内。
事業年度、納税地、その他変更異動届け、給与支払い事業者移転届け税務署移転日より1か月以内
納税地、その他変更異動届け、自動車税の申告都道府県税事務所移転日より1か月以内
適用事業所所在地、名称変更届け社会保険事務所移転日より5日以内
雇用保険事業主事業所各種変更届け公共職業安定所(ハローワーク)移転日より10日以内
適用事業報告書、建設物・機械等設置移転変更届け、
名称・所在地変更届け、確定保険料申告書、保険関係成立届及び保険料申告書
労働基準監督署-適用事業報告書⇒遅滞なく
-名称・所在地変更届け⇒移転日より10日以内
-確定保険料申告書⇒保険関係消滅の日から50日以内
-保険関係成立届及び保険料申告書⇒保険関係成立の日から10日以内
転居届郵便局移転先が決まったら早めに届け出を出しておきましょう。
また、窓口での届出の際には、団体との関係がわかるもの(社員証、健康保険証等)の提示を求められます。
防火管理者選任届け出消防署移転後すぐに、管轄の消防署へ防火管理者の届け出が必要になります。
電話申し込み、旧ビルの電話使用廃止手続きNTTNTTでは通常、依頼してから開通まで電話回線で2週間、ネット回線では3週間から1か月強の時間が掛かります。更にビルによっては光回線を敷けるかどうか、事前に下見が必要な場合もあります。従って移転初日からネット・電話を使えるようにする為には移転の1ヵ月半程度前から手配を行った方が良いでしょう。
取引店変更依頼兼住所変更届出銀行届け出は基本的に現在利用している取引店、もしくは今後利用予定の支店で手続きが可能ですが、銀行により異なりますので、事前に各銀行窓口へお問合せが必要です。

オフィス移転の注意点

事務所の移転には、まだまだ変更することが山積み!忘れがちなものを以下にまとめましたので整理しておきましょう。

  • 取引先業者への連絡
    取引先の会社や銀行など、自社とかかわりのある企業へ移転案内状を送付やメールで連絡します。案内状送付の時期は、だいたい移転日の1か月前から行うとよいでしょう。
  • 社内印刷物の変更
    社名入りの封筒や名刺、パンフレットなどの社内印刷物の住所変更も忘れずに行っておきましょう。移転を機にデザインを変更する場合は印刷物の発注業者と早めの打ち合わせが必要。社判やゴム印、伝票類の住所も変更が必要です。

まとめ

いかがでしたか? 一連のオフィス移転にかかる期間は、6ヶ月程度が一般的といわれますが会社の規模によって異なるものです。自分の企業規模に合った準備を、あらかじめ想定しておきましょう。

初めてのオフィス移転、不安に思う気持ちもあると思いますが、できることから着手し一つひとつ完了していくことと、信頼できる引越し業者選びをすることで、滞りのない移転を実現することができるはずです。

アクティブ感動引越センターでは、ファミリーや単身、法人など様々な引越しを手がけてきました。これまでのオフィス移転の実績を元に、引越しに関するご不安なこと、分からないことを伺いながら、ぴったりな引越しプランを提案させて頂きます。 まずは、お気軽にご相談ください。引越しのプロが親身にお答えいたします。

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