オフィス移転のお役立ち情報

一般的なご家庭のお引越しとは違い、オフィスの引越しは
日常業務を行いながら確実に進めなければならず、考える事も注意すべきことも沢山あります。
「梱包、開梱、レイアウト、不用品処分・・・・どこから手を付けたらいいのかわからない!」
そんなお悩みを一緒に解決致します。

オフィスの移転について

私たち、アクティブ感動引越センターはお荷物の運搬だけではなく、梱包・開梱はもちろん、複合機や金庫などの重量物の移動、計器の購入・処分、書類等の溶解処分、エアコン移設などの電気工事、インターネット設備の手配 退去後のオフィスのクリーニングなどあらゆるご要望にお応えします。

ただただ作業すればいいってもんじゃない!
オフィスビルならではの搬出入時の条件などの確認も、私たちが管理会社・不動産会社と直接打ち合わせ致しますので面倒な手間はかかりません。

ご移転は日時も重要なポイントになります。
日常業務を止めることなくお引越しが出来ないと困りますよね。
土日祝日のお引越し、夕方からのお引越しもご相談承ります。
搬出入は同じ日に終わらせたい!別の日にしたい!社内の部署ごとに別日の程での移転がしたい!など様々なシーンに合わせたお見積りをご提案致します。

ご移転の日時や場所が確定していなくても大丈夫です。
概算見積りの算出から丁寧に対応致します。

地域密着NO.1の私たちだからこそのクオリティ。
お見積りからアフターフォローまで、経験豊富なスタッフ・キャストが心を込めてお手伝い致します。

オフィス移転準備について

オフィスの移転はやらなければならないことがもりだくさん!

おさえておいた方が良いポイントをご紹介いたします。

【業者選びを始める前に・・・・】

業者選びを行う前にオフィス要件を整理しておきましょう。
オフィス移転業者は数多くあり、対応範囲は業者によって様々です。
そのため、移転の目的や依頼範囲、環境面への希望などを事前に整理しておくことが大切です。予め整理しておくことで、オフィス移転業者の選定基準や求めるものが明確になり、自社に適した業者選びをすることができます。


【移転スケジュール】

◎いつまでに何にとりかかり、どこまで終わらせるのか
 スケジュールを立てておくと、想定外のことが起きてもリカバリーしやすくなります。
★何から手を付けたらいいのかわからない!そんなお悩みごとアクティブ感動引越センターへご相談ください。

<スケジュール例>

・6カ月前にやること
 解約予告の確認
 レイアウトの設計
 移転スケジュールを立てる

・4~5カ月前にやること
 引っ越し業者などの選定・見積もり・発注
 什器や機器の選定

・2~3カ月前にやること
 引っ越し業者や内装工事、電機工事などの打ち合わせ
 什器や機器の搬入
 内装工事の実施
 移転の挨拶状や社内印刷物の手配
 リース品の移動手続き

・1カ月前にやること
 通信系の設備工事
 関係官庁への届け出



・スケジュールをたてる時、しっかり決めておきたいのが「担当」ですね。
 オフィス移転はやらなければならない事がたくさんあって
 到底ひとりではやり遂げられない大仕事です。
 それぞれの役割をわかりやすくまとめておくとコミュニケーションもスムーズです。

【現オフィスにて】

◎移転を検討するタイミングで事前にオフィスの契約内容の確認をしましょう。
 解約の告知は4~6か月前に行うのが一般的です。

◎引越し準備 ・社員説明会を行うとスムーズです。
引越しの日程が決まったら、社員へ引越し説明会を開催しましょう。移転後のレイアウトや書類収納庫の棚割り、 パソコンなどの電子機器の移動方法、廃棄物の処理方法や作業スケジュールに加え、 新オフィスのコンセプトやどのような働き方をするのか等もこのタイミングで社員へ共有するようにしましょう。
社員一丸となって一大プロジェクトを成功させましょう。


◎現オフィスの契約内容確認とともに、解約・退去時の原状復帰についての確認もしっかりと打ち合わせをしましょう。
★アクティブ感動引越センターでは、退去後のハウスクリーニングや壁紙などのリフォームなどのご相談も承ります!!



◎廃棄物はリストにするとわかりやすいです。
 粗大ごみ、リサイクル、可燃ごみ、不燃ごみ、、、、、、、
 それぞれの処分方法も事前に調べておく必要があります。
★アクティブ感動引越しセンターでは、不用品引き取りも承っております。
個人情報や社内情報などの溶解処分もご相談ください!


◎通常業務を行いながらでは、移転準備が進まない!!
 そんな時に便利な「梱包サービス」「開梱サービス」。
★経験豊富なスタッフが箱詰めや割れ物の梱包をサポート致します。
 安心してアクティブ感動引越センターへお任せください。

【新オフィスについて】

◎移転翌日からすぐに業務開始になることが多いオフィスの移転。
 移転当日に慌てないように新オフィスのレイアウトをしっかり考えておきましょう。



◎オフィスのレイアウトに合わせてデスクや計器の廃棄、新規購入もあわせて進めましょう。
★アクティブ感動引越センターでは廃棄処分はもちろん新規購入もしっかりサポート致します!
 


◎オフィスに欠かすことのできない「電気」の確認を忘れずに!
 電源の位置・数は足りているのか?電気容量は足りているのか?
 合わせて空調設備の確認もしっかり事前に行っておきましょう。

【住所変更の連絡・手続き】

◎法務局、税務署、労働基準監督署など決められた期間内での届け出が必要です。
 本格的な移転の準備が進んでくると、必要書類の見直しも一苦労(>_<)
 何をいつまでに行うかの確認が大切ですね。


◎新聞や雑誌、日用品などの消耗品の定期購買を契約している場合は
 先方への移転日と住所変更を忘れずに行ないましょう。
 新オフィスで発注したものが旧オフィスへ届いた・・・なんてことがないように。


◎名刺や封筒などの住所変更も忘れずに!
 移転後の取引先へのご挨拶周りの際に、旧住所のままなんてかっこ悪いですよね。
 また、最近はWEBページをお持ちの会社が増えてきていますが
 ホームページやSNSへ掲載している住所の変更も忘れがちですので気を付けましょう。

【契約内容の見直し】

◎インターネット契約を見直しましょう
 移転先の建物や地域によって利用できるプロバイダーが違うことがあります。
 また、使用時間や回線数もしっかり確認しましょう。



◎リース機器の見直しのチャンスです。
 コピー機・電話機・OA機器など現状の契約内容の見直しと
 新オフィスの状況や規模に合わせた契約内容の変更も検討してみましょう。
★コピー機などの重量物、OA機器などの精密機器の運搬もアクティブ感動引越センターへお任せください!

【移転案内】

◎郵便局への転居届を行いましょう。
 移転先が決まったら早めに窓口へ。
 窓口では団体(会社)との関係のわかるものの提示を求められることがあります。
 社員証や社会保険証などの準備があると安心です。

◎取引先へ移転の案内状の送付の準備をしましょう。
 移転の1か月前を目途に手配を進めるのがベストです。
 顧客リストなどがある場合は見直しと手配はそれほど時間かからないように思えますが
 ご担当者の氏名、連絡先や住所の確認など、結構時間のかかることが多い作業です。
 移転してからも末永く良好にお付き合いを続ける為には最重要と言えるかもしれません。

【まとめ】

オフィスの引っ越しは、半年以上前からの準備と綿密なスケジュール作成、段取りが成功のポイント。 「半年あれば余裕だろう」と思っていても、やらなければならないことが山積みで、あっという間に引っ越し当日を迎えてしまうということも考えられます。 オフィス移転をワンストップで行う専門業者に依頼すれば、移転コストの削減にもつながります。

アクティブ感動引越センターでは、これまでファミリーや単身、法人など様々な引越しを手がけてきました。予算や要望に応じて、ぴったりな引っ越しプランを提案させて頂きます。 引越しに関するご不安なこと、分からないことがあれば何でもお気軽にご相談ください。引越しのプロがご希望を伺いながら親身にお答えいたします。

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